KEPALA SEKOLAH SEBAGAI ADMINISTRATOR

  KEPALA SEKOLAH SEBAGAI ADMINISTRATOR

              Kepala sekolah sebagai administrator menurut Mulyasa memiliki hubungan yang sangat erat dengan berbagai aktifitas pengelolaan administrasi yang bersifat pencatatan, penyusunan dan pendokumenan seluruh program sekolah secara spesifik. Kepala sekolah harus memiliki kemampuan untuk mengelola kurikulum, administrasi peserta didik, administrasi personalia, administrasi kearsipan dan administrasi keuangan.

          Lebih lanjut Purwanto sebagaimana dikutip Baharudin dalam buku Manajemen Pendidikan Islam menjelaskan pengertian administrasi pendidikan adalah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personal, spiritual maupun material, yang bersangku paut dengan pencapaian tujuan

Kemampuan-kemampuan kepala sekolah terkait sebagai administrator dapat dijabarkan dalam tugas-tugas operasional berikut:

1.  Kemampuan kurikulum harus diwujudkan dalam penyusunan kelengkapan data administrasi bimbingan konseling, adminstrasi kegiatan praktikum dan kelengkapan data administrasi kegiatan belajar mengajar.

2. Kemampuan mengelola administrasi peserta didik harus diwujudkan dalam penyusunan kelengkapan data administrasi peserta didik, penyusunan kelengkapan data administrasi kegiatan ekstrakurikuler dan penyusunan data admnistrasi hubungan sekolah dengan orang tua dan peserta didik.

3. Kemampuan mengelola administrasi personalia harus diwujudkan dalam pengembangan kelengkapan data administrasi tenaga guru serta pengembangan kelengkapan data administrasi tenaga kependidikan seperti pustakawan, pegawai tata usaha, penjaga sekolah dan teknisi.

4. Kemampuan mengelola administrasi sarana dan prasarana harus diwujudkan dalam pengembangan kelengkapan data administrasi gedung dan ruang, pengembangandata administrasi meubeler, pengembangan kelengkapan data administrasi alat kantor (AMK), pengembangan kelengkapan data administrsi buku atau bahan pustaka, kelengkapan data administrsi alat laboratorium, serta pengembangan kelengkapan data administrsi alat bengkel.

5. Kemampuan mengelola administrasi kearsipan harus diwujudkan dalam pengembangan kelengkapan data administrsi surat masuk, kelengkapan data administrsi surat keluar, pengembangan kelengkapan data administrsi surat keputusan, pengembangan kelengkapan data administrsi surat edaran.

6. Kemampuan mengelola administrasi keuangan diwujuudkan dalam pengembangan administrasi keuangan rutin, pengembangan administrasi keuangan yang bersumber dari masyarakat dan orang tua peserta didik, dari pemerintah diantaranya dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS). Pengembangan proposal untuk mencari bantuan keuangan dan pengembangan propposal untuk mencari berbagai kemungkinan dalam mendapatkan bantuan keuangan dari berbagai pihak yang tidak mengikat.

Herk (1994) menyarankan agar kepala sekolah sebagai administrator tidak memandang guru sebagai bawahan, melainkan sebagai teman sejawat. Sikap dan perilaku administrator hendaknya bisa membuat guru-guru lebih merasa  dihargai dan dihormati kemampuan profesionalnya. Sehingga guru-guru tidak segan menanyakan dan mendiskusikan sesuatu yang berkaitan dengan tugasnya kepada administrator. Komunikasi antar guru dan administrator akan menjadi lancar. Situasi ini akan mempermudah administrator memberi drongan kepada guru-guru untuk meningkatkan prestasi kerja mereka.

Untuk mensukseskan tugasnya, maka administrator hendaknya memiliki ketrampilan sebagai berikut:

1.  Ketrampilan konsep adalah suatu ketrampilan untuk menciptakan konsep-konsep baru baik untuk kepentingan manajemen maupun administrasi sekolah.

2. Kemampuan manusiawi adalah kemampuan administrator untuk berkomunikasi, membina dan menunjukkan perilaku kepada para personalia sekolah terutama para guru

.

3. Ketrampilan tehnik adalah ketrampilan tentang tehnik-tehnik mendidik, mengajar dan ketatausahaan.

        Menurut Purwanto  Kepala sekolah sebagai administrator pendidikan bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaksanaan pendidikan dan pengajaran di sekolah. Oleh karena itu untuk melaksanakan tugasnya dengan baik, kepala sekolah hendaknya memahami, menguasai dan mampu melaksanakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan tugasnya sebagai administrator. 

 Adapun tugas dan fungsi dari kepala sekolah sebagai administrator adalah sebagai berikut:

1. Membuat Perencanaan

Salah satu fungsi utama dan pertama dari kepala sekolah adalah membuat perencanaan. Perencanaan merupakan syarat mutlak bagi setiap organisasi atau kelompok agar dapat berjalan dengan baik. Dalam rangka membuat perencanaan, kepala sekolah paling harus membuat rencana tahunan, dalam rencana tahunan hendaklah mencakup bidang-bidang berikut ini:

•      Program pengajaran. Termasuk dalam program pengajaran antara lain; pembagian tugas mengajar, pengadaan buku-buku pelajaran, alat-alat pembelajaran.
•   .  Kesiswaan, antara lain; syarat-syarat penerimaan murid baru, pengelompokan siswa, pembagian kelas, pelayanan bimbingan dan konseling dan pelayanan kesehatan.
•       Kepegawaian, antara lain; penerimaan guru baru, pembagian tugas guru dan pegawai, mutasi atau promosi guru dan pegawai.
•        Keuangan, mencakup pengadaan dan pengelolaan keuangan untuk berbagai kegiatan yang telah direncanakan.
•      Perlengkapan, antara lain meliputi; sarana dan prasarana sekolah, rehabilitasi gedung, penambahan ruang kelas dan lainnya.

Perlu diperhatikan oleh kepala sekolah, bahwa dalam membuat perencanaan tersebut, harus diperhitungkan dengan matang, selain itu perencanaan juga harus transparan dan dilakukan dengan musyawarah dengan pegawai, dewan guru dan atau komite sekolah.

2.  Menyusun Organisasi Sekolah

Organisasi mengambarkan adanya pembidangan fungsi dan tugas dari masing-masing kesatuan. Dalam suatu susunan dan struktur organisasi dapat dilihat bidang, tugas dan fungsi masing-masing kesatuan, serta hubungan vertikal horizontal antara kesatuan-kesatuan tersebut. Dengan kata lain, dengan melihat struktur organisasi dapat diketahui bentuk pola hubungan. 

 Maka dari semua itu, kepala sekolah sebagai administrator pendidikan harus menyusun organisasi sekolah yang dipimpinnya, melaksanakan pembagian tugas dan wewenangnya kepada guru-guru serta pegawai sekolah sesuai dengan struktur organisasi yang telah disusun dan disepakati.

Untuk mmenyusun organisasi sekolah yang baik, perlu memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

•           Mempunyai tujuan yang jelas.
•          Para anggotanya menerima dan memahami tujuan tersebut.
•   Adanya kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindakan dan kesatuan pikiran.
•          Adanya keatuan perintah
•      Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang dalam organisasi tersebut.
•        Adanya pembagian tugas pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan atau bakat masing-masing.
•     Struktur organisasi hendaknya disusun sesederhana mungkin, sesuai dengan kebutuhan koordinasi, pengawasan dan pengendalian
•           Pola organisasi hendaknya  relatif permanen.
•          Adanya jaminan keamanan/kenyamanan dalam bekerja.
•    Garis-garis kekuasaan dan tanggung jawab serta hierarki tata kerjanya jelas tergambar dalam struktur atau bagan organisasi.

3.  Bertindak sebagai Koordinator dan Pengarah

Dengan adanya bermacam-macam tugas dan pekerjaan yang dilakukan setiap personal dalam struktur organisasi sekolah maka memerlukan adanya koordinasi dan pengarahan dari kepala sekolah. Adanya koordinasi dari kepala sekolah yang baik dapat menghindarkan dari adanya persaingan yang tidak sehat, baik antar personal maupun antar bagian yang ada dalam sekolahan tersebut. Dengan adanya koordinator yang baik maka akan tercipta suasana kekeluargaan, saling tolong menolong dalam mengerjakan tugas, saling membantu untuk menggapai tujuan bersama, baik dalam hal pembelajaran dan administrasi. Dengan demikian, kualitas pendidikan di sekolah tersebut dapat ditingkatkan.

4.    Melaksanakan Pengelolaan Kepegawaian

Kepala sekolah harus dapat melakukan pengelolaan kepegawaian, atau manajemen pegawai, yang meliputi;

 (1) perencanaan pegawai

 (2) pengadaan pegawai 

 (3) pembinaan dan pengembangan pegawai

 (4) promosi dan mutas

 (5) pemberhentian pegawa 

 (6) kompensasi 

 (7) penilaian pegawai

 Semua itu perlu dilakukan dengan baik dan benar agar apa yang diharapkan tercapai, yakni tersedianya tanaga kependidikan Islam yang diperlukan dengan kuaifikasi dan kemampuan yang sesuai serta dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik dan berkualitas. 

Perencanaan pegawai merupakan kegiatan untuk menentukan kebutuhan pegawai, baik secara kualitatif maupun kuantitatif untuk sekaran dan masa depan. Penyuusunan rencana personalia yang baik dan tepat memerlukan informasi yang lengkap dan jelas tentang pekerjaan atau tugas yang harus dilakukan dalam organisasi. Oleh karena itu, sebelum menyusun rencana, perlu dilakukan analisis pekerjaan dan analisis jabatan untuk memperoleh deskripsi pekerjaan.

Pengadaan pegawai merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan pegawai dalam suatu lembaga, baik jumlah maupun kualitasnya. Untuk mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan, perlu dilakukan kegiatan rekruitmen, yaitu usaha usaha untuk mencari dan mendapatkan calon-calon pegawai yang memenuhi syarat.

Selanjutnya diadakan pembinaan dan pengembangan pegawai-pegawai yang sudah direkrut. Hal ini sangat perlu dilakukan untuk memperbaiki, menjaga dan mmeningkatkat kinerja pegawai. Kegiatan ini tidak hanya menyangkut aspek kemampuan, tetapi juga menyangkut karier pegawai.

Setelah diperoleh dan ditentukan calon pegawai yang akan diterima, kegiatan yang selanjutnya adalah mengusahakan supaya calon tersebut menjadi anggota organisasi yang sah sehingga mempunyai hak dan kewajiban sebagai anggota organisasi atau lembaga. Setelah pengangkatan pegawai maka akan dialakukan penempatan atau penugasan kepada pegawai tersebut.

Pemberhentian pegawai adalah putusnya hubungan kerja sama antara pegawai tersebut dengan organisasi atau lembaga yang sebelumnya ia bekerja di sana.

Kompensasi adalah balas jasa yang diberikan organisasi kepada pegawai, yang dapat dinilai dengan uang dan mempunyai kecenderungan diberikan secara tetap. Pemberian kommpensasi, selain dalam bentuk gaji, dapat berupa tunjangan, fasilitas perumahan, kendaraan dan lain sebagainya.

Kegiatan selanjutnya adalah evaluasi atau penilaian dari pelaksanaan fungsi-fungsi yang dikemukakan diatas. Penilaian tenaga kependidikan ini difokuskan pada prestasi individu dan peran sertanya dalam kegiatan sekolah. Penilaian ini tidak hanya penting bagi sekolah, tetapi juga bagi pegawai itu sendiri.

Ketujuh fungsi manajemen diatas harus dilaksanakan dengan cermat, rapi dan teratur, demi berhasilnya pengelolaan kepegawaian dalam sebuah lembaga pendidikan. Semua hal tersebut tidak terlepas dari kepiawaian dalam manajemen dari seorang kepala sekolah sebagai pemimpin dari organisasi sekolah di samping juga adanya kerja sama yang selaras antar pegawai.

======================================================

sumber:

http://onyahya.blogspot.co.id/2012/12/kepala-sekolah-sebagai-administrator.html